Impact of virtual care on planned rechecks in a pediatric emergency department: a quality improvement project

BackgroundIn the absence of accessible urgent follow-up options, emergency physicians may use an in-person recheck (planned return visit) to the Emergency Department (ED) as a safety net for discharged patients. In-person rechecks require travel, triage, and waiting time for patients and families and contribute to ED census. Many of these visits do not result in further investigation or changes in management but can provide reassurance for the family and care providers. We aimed to reduce the volume of in-person rechecks to our ED through an urgent virtual follow-up process.MethodsWe conducted a quality improvement project using iterative process mapping and Plan-Do-Study-Act cycles to develop and implement a new model of care for virtual rechecks. An interdisciplinary team tested and refined the virtual care process from December 2020 to June 2022. Outcome, process and balancing measures were tracked continuously and analyzed using statistical process control.ResultsBaseline data revealed that the majority of in-person rechecks were for young infants with bronchiolitis. Post-implementation of the new process, 50% of all virtual rechecks were for respiratory illnesses. Use of virtual rechecks increased steadily to an average of 6.5 per 1000 ED visits with 58% of all rechecks now completed virtually. The number of in-person rechecks did not decrease during the study period. Virtual rechecks triggered an in-person ED visit in 5.2% of virtual recheck instances. There was no increase in unplanned return ED visits or admissions after implementation of virtual rechecks.ConclusionVirtual rechecks can be safely implemented to allow urgent reassessment of patients following an ED visit. Virtual rechecks could be a useful tool for addressing planned reassessments in the pediatric ED, especially during surges of respiratory illness. ContexteEn l'absence d'options de suivi urgent accessibles, les medecins urgentistes peuvent utiliser un nouveau controle en personne (visite de retour planifiee) au service des urgences (SU) comme filet de securite pour les patients qui sortent de l'hopital. Les controles en personne necessitent des deplacements, un triage et un temps d'attente pour les patients et leurs familles, et contribuent au recensement des urgences. La plupart de ces visites n'aboutissent pas a des investigations plus poussees ou a des changements dans la prise en charge, mais elles peuvent rassurer la famille et les prestataires de soins. Notre objectif etait de reduire le volume de reverifications en personne a notre service d'urgence grace a un processus de suivi virtuel urgent.MethodesNous avons mene un projet d'amelioration de la qualite en utilisant la cartographie iterative des processus et les cycles Planifier-Faire-etudier-Agir pour developper et mettre en oe uvre un nouveau modele de soins pour les recontroles virtuels. Une equipe interdisciplinaire a teste et affine le processus de soins virtuels de decembre 2020 a juin 2022. Les resultats, les processus et les mesures d'equilibre ont fait l'objet d'un suivi continu et ont ete analyses a l'aide du controle statistique des processus.ResultatsLes donnees de reference ont revele que la majorite des controles en personne portaient sur de jeunes nourrissons atteints de bronchiolite. Apres la mise en oe uvre du nouveau processus, 50 % de tous les recontroles virtuels concernaient des maladies respiratoires. Le recours aux controles virtuels a augmente regulierement pour atteindre une moyenne de 6,5 pour 1000 visites au service des urgences, 58 % de tous les controles etant desormais effectues virtuellement. Le nombre de reverifications en personne n'a pas diminue au cours de la periode d'etude. Les recontroles virtuels ont declenche une visite en personne au service des urgences dans 5,2 % des cas de recontrole virtuel. Il n'y a pas eu d'augmentation des retours non planifies aux urgences ou des admissions apres la mise en oe uvre des recontroles virtuels.ConclusionLes controles virtuels peuvent etre mis en oe uvre en toute securite pour permettre une reevaluation urgente des patients a la suite d'une visite aux urgences. Les recontroles virtuels pourraient etre un outil utile pour les reevaluations planifiees dans les services d'urgence pediatriques, en particulier en cas d'afflux de maladies respiratoires.